漫谈Outlook里的“日记本”

    Outlook中有一项日记功能，能方便地记录办公日记。下面就让我们一起来翻开这个“日记本”吧！

    在“导航窗格（Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如”邮件“或”任务“等窗格）”中，单击“配置按钮”键，在弹出的“添加或删除按钮”菜单中选中“日记”，一个绿色的小日记本就出现在导航窗格了。第一次启动“日记”功能时，系统会提示将自动跟踪Office文档和邮件来往，勾选“不再显示该对话框”后再点击“确认”即可开始使用日记本了。

    手动添加日记条目

    单击“文件/新建/日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口（如图1），我们输入主题为“关于……会议记录”，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”里即是会议所持续的时间。还可以在“联系人”选择这次会议的参与者（注：联系人需操作前先添加），再点击“类别”按钮，我们选择“会议记录”。编辑完之后点“保存并关闭”按钮，这样一个会议记录就编辑好了。

（点击看大图）

    自动添加日记条目

    在Outlook中还可以通过相应设置自动记录在Office里做过的一些活动。方法如下：

    单击“工具/选项”，打开“选项”对话框，接着在“首选参数”选项卡里单击“日记选项”按钮打开“日记选项”对话框（如图2）。

    “自动记录”列表框列出的是在Outlook中的活动，如果勾选“电子邮件”，并在右方的列表框里选择一个或多个联系人，这样与该联系人有关的所有邮件收发活动，都会被自动作为一个日记条目记录下来。

    小提示：如果你经常要收发电子邮件，有时可能会忘记什么时候或给什么人发了一封邮件，这时只需把日记记录的“自定义视图”按“联系人”排列就一目了然了。

    在“记录文件”列表框里可以选择是否记录各个Office程序使用文件的活动。如果勾选了“Excel”和“Word”，以后我们在Excel、和Word中使用文件的活动都会被Outlook自动记录，包括开始和持续时间等，以后还可以直接在这里双击打开该文件进行编辑。

    查看日记打开“日记”文件夹，双击要查看的日记条目，比如双击前面建的“会议记录”、Office文档记录或者“电子邮件”日记条目，便可打开“日记条目”对话框。还可以通过右键点击“条目类型”，选择“打开”即可（如图3）。

    里面除了记录了这些日记的详细路径，建立时间，持续时间外，在多行文本框里则是该文件的快捷键，双击即可打开并编辑指向的文件。